Le document ci-dessous a été publié le 28 juin 2021 sur la page Internet du Service de priorités dans les dons de la CRC. Vous y retrouverez toute la documentation utile en lien avec les demandes de dons.
La période de demandes
Les groupes nouveaux ou anciens sont tous invités à compléter une nouvelle demande pour l’année prochaine (du 16 août au 16 octobre 2021).
Plusieurs groupes ont été visités ou ont eu leurs rencontres du réseau du service de priorités dans les dons (SPD) de la CRC. De bons liens ont été développés. Les groupes se sentent encouragés et les membres du Comité de priorités dans les dons (CPD) ont été très heureux de vous connaître. D’autres rencontres par zoom sont prévues avant la fin 2021. Je vous souhaite des rencontres enrichissantes.
Avec les personnes répondantes pour chaque région
Vous pouvez accéder aux informations du SPD sur le site Internet de la CRC à l’adresse suivante : https://crc-canada.org/a-propos-de-la-crc/priorites-dans-les-dons/. Nous vous invitons à faire une relecture des critères de sélection avant d’entreprendre la rédaction de votre demande.
De plus, afin de simplifier notre travail administratif et nous aider à mieux vous servir ainsi que les communautés religieuses, nous vous prions de prendre connaissance des instructions suivantes : la période d’ouverture du formulaire est plus longue que les années antérieures, mais elle ne pourra pas être prolongée. Pour l’année 2021, les groupes pourront commencer à préparer leurs demandes dès maintenant, remplir leur formulaire et le soumettre entre le 16 août et le 16 octobre 2021.
Vous avez toujours accès à votre ancienne demande en allant dans votre compte.
Soumettre la demande
Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception du dépôt de la demande, c’est que votre demande n’a pas été complétée ou transmise comme il faut. Si c’est avant la date limite, communiquez avec nous par courriel à prioritedons@crc-canada.org et nous allons activer votre compte afin de pouvoir compléter votre demande. Si la date butoir est passée, nous ne pourrons rien faire durant une année.
Le lien à utiliser pour remplir la demande est le lien vers l’Intranet du SPD qui se trouve sur le site internet de la CRC, dans la section « À propos de la CRC » et « Priorités dans les dons ». Voici le lien vers l’Intranet : www.crc-spd-canada.org/demande
Autorisation de publication
N’oubliez pas que cette option est disponible, mais que l’autorisation doit venir de vous. Si vous cochez la case 27 du formulaire « Acceptez-vous que le nom de votre organisme soit publié sur le site web de la CRC dans le cas où votre organisme serait recommandé / accepté ? », le nom de votre organisme pourra être publié sur le site de la CRC. La liste est publiée à la fin de l’année et demeure visible durant l’année qui suit. Si vous êtes accepté, et que votre groupe n’est pas dans la liste alors que vous l’avez autorisé, n’hésitez pas à communiquer avec le SPD par courriel à prioritedons@crc-canada.org.
Vous pouvez consulter la liste de l’année précédente à l’adresse suivante : https://www.crc-canada.org/que-faisons-nous/priorites-dans-les-dons/#documentation.
Prévisions budgétaires
Nous demandons aux groupes de présenter des prévisions budgétaires équilibrées. Si vous prévoyez un déficit couvert par des réserves, nous vous suggérons d’utiliser l’expression ANNA (actifs nets non affectés) que vous inscrirez au poste « Autres revenus ».
Rapport d’activités
Nous demandons à tous les groupes de nous faire parvenir un rapport d’activités ou un résumé de celui-ci. Nous demandons aussi toujours le plus récent état financier disponible au moment de la rédaction de la demande.
Nombre de postes salariés
À la section 6, « Données financières », à la deuxième ligne de la partie des dépenses, vous pouvez inscrire le nombre de postes salariés avec deux décimales. La règle à suivre est d’inscrire dans cette case une valeur représentant l’ensemble des postes rémunérés en termes de nombre de postes à temps plein. Par exemple, si vous avez 1 employé à temps plein, inscrivez 1 (5 jours X 0,2 = 1), si vous avez 3 employés à 2 jours semaine, inscrivez 1,2 (3 X 2 jours X 0,2 = 1,2). Nous n’exigeons pas aux groupes un calcul exact, mais une valeur qui représente au mieux leur situation.
États financiers
L’aspect financier est un élément déterminant dans l’analyse des demandes (critères de sélection #8). Pour cette raison, tous les états financiers sont examinés méthodiquement. Nous demandons que les états financiers soient signés par deux membres autorisés (Conseil d’administration – CA) de votre organisme. Afin de nous faciliter cette lourde tâche, nous vous demandons de veiller aux points suivants : Question 22, les surplus. Attention ! Ce n’est pas le surplus ou le déficit de l’exercice en cours que nous vous demandons, cette information nous l’avons déjà, elle est calculée à la fin de la section 6. Ce que nous vous demandons est le surplus ou le déficit accumulé. La réponse à cette question figure dans la section bilan des états financiers, il s’agit du total qui figure au poste Actifs nets, poste qui est aussi nommé Avoir, Capital, Surplus ou Excédent cumulé et parfois autrement. Nous vous demandons de biens donner le pourcentage des revenus récurrents. Nous aimerions observer une cohérence entre vos états financiers et vos prévisions budgétaires. Pour tout commentaire sur la question financière, vous pouvez utiliser la section 7, information supplémentaire.
Question 23, actifs nets non affectés
L’intention de la question est d’obtenir une indication des sommes dont votre organisme dispose afin de faire face à ses obligations de fonctionnement pour le début de sa prochaine année financière (fonds de roulement). Dans la plupart des cas, les bilans ont d’inscrit un poste nommé « Actifs nets non affectés » et ce poste répond à la question posée. Plus en détail, pour la grande majorité des cas, le calcul est le suivant : le surplus accumulé (réponse à la question 22) moins la valeur nette des immobilisations, moins les différentes réserves votées par le CA (le Comité de Priorités dans les dons ou CPD se donne le droit d’accepter ou non, pour fin de ce calcul, les différentes réserves qui sont présentées dans les bilans, l’objectif étant toujours l’équité entre les groupes).
Important : Nous envoyer tous vos rapports d’activités et financiers par courriel s’il vous plaît.
La période d’analyse
L’analyse des demandes s’étale sur une période de 9 mois. Vous comprenez que toutes les demandes ne sont pas analysées en même temps. Les mois de juin, juillet et août constituent la période de vacances pour tout le monde. Les recommandations sont envoyées avant d’ouvrir le formulaire de demande. Soyez rassurés, les dons seront alloués jusqu’au 31 décembre de chaque année pour les demandes de l’année précédente. Cependant, il est possible que la période de demande arrive avant que vous ne receviez aucun don pour la demande de l’année antérieure ; nous vous suggérons fortement de faire votre demande pour l’année qui suit, car les comités qui attribuent les dons et les comités d’analyse de demandes sont autonomes. Merci de bien vouloir ajouter le mois d’analyse sur l’enveloppe d’envoi pour faciliter la classification de votre demande. Le mois d’analyse est celui qui est mentionné dans votre compte (voir dans l’intranet).
Rapport de dons
Assurez-vous de remplir le bon rapport. Si vous ne faites pas attention, vous pourriez vous retrouver à inscrire vos dons dans le rapport d’une année précédente. SVP référez-vous à la dernière ligne de la page « Dons reçus ». Notez que les deux premiers chiffres du numéro de dossier correspondent à l’année où vous avez rempli le formulaire (ex. : 20-10-849 pour 2020).
Merci à toutes et tous de nous faciliter le travail. Tous les efforts réunis nous permettront de mieux remplir notre tâche et, nous l’espérerons, contribueront à accroître l’intérêt des communautés pour les groupes demandeurs d’appuis financiers.
Nous en profitons pour féliciter tous les groupes pour ce qu’ils réalisent au Québec, et nous leur souhaitons la meilleure des chances dans leurs projets respectifs.
Renée Ntagungira
Adjointe à la direction – Service de Priorités dans les dons
Conférence religieuse canadienne
P.S. : Pour toute question, veuillez s’il vous plaît communiquer avec nous par courriel, car le volume d’appel est très élevé. Si vous tenez à communiquer avec nous par téléphone, envoyez votre numéro de téléphone par courriel et il nous fera plaisir de vous rappeler dès que possible.