Cité du Vatican, le 31 mai 2021
En raison de la poursuite de la pandémie de Covid-19 et des échéances successives pour la convocation des organes collégiaux (can. 631 §1-2) ou analogues (can. 632) – déjà objet de la Lettre circulaire du ler juillet dernier -, il a été demandé au Dicastère de pouvoir utiliser des moyens informatiques-télématiques comme alternative à la présence personnelle dans ces organes, suite aux restrictions adoptées par les gouvernements nationaux.
Le Dicastère, après avoir soigneusement évalué cette demande et ayant pris en compte les conséquences des restrictions susmentionnées, a jugé opportun d’autoriser – à titre exceptionnel, pour une période déterminée et pour des cas précis – l’utilisation de moyens télématiques pour la connexion à distance des membres des organes collégiaux ou similaires. La période s’étend de la date de la présente circulaire jusqu’à la fin de l’année 2022, période au cours de laquelle les assemblées susmentionnées doivent être tenues.
Par conséquent, pour les IVC-SVA qui en font la demande, les dispositions émises dans la Lettre circulaire de la Congrégation pour les Instituts de vie consacrée et les Sociétés de vie apostolique du l e r juillet 2020 aux §§ 5-7 seront suspendues.
I. L’ASSEMBLÉE CAPITULAIRE PAR VOIE TÉLÉMATIQUE
- Le Modérateur ou la Modératrice Suprême, avec le consentement de son Conseil, propose aux membres ex-officio et aux membres élus l’adoption de systèmes télématiques pour la connexion à distance à l’occasion des assemblées susmentionnées.
- Avant l’ouverture du Chapitre et selon la modalité jugée la plus appropriée (courrier recommandé, services postaux rapides), les membres de droit et les membres élus, uti singuli (en tant qu’individus), doivent approuver à la majorité des 2/3 par vote secret, les procédures et protocoles télématiques.
- Le Dicastère accordera l’autorisation pour la célébration du Chapitre – par voie télématique – à l’IVC-SVA qui en aura fait la demande, y joignant la documentation relative aux procédures et protocoles télématiques préalablement approuvés par les membres de droit et les membres élus.
- Dans la phase pré-capitulaire ou préparatoire, les membres de droit et les membres élus doivent être informés et formés de manière adéquate sur la façon correcte d’utiliser les outils télématiques qui seront adoptés, et ils doivent être accompagnés, si possible, par des experts en informatique pendant toute la durée du Chapitre.
- Tous les capitulants doivent se voir garantir les mêmes conditions d’accès et de connexion à distance au réseau, en particulier une connexion élective au moyen d’un ordinateur personnel.
- Les systèmes télématiques doivent garantir la sécurité et la confidentialité, en recourant, si cela est jugé opportun, aux conseils spécifiques donnés également par les organismes de communion et de coordination des IVC-SVA.
- Les indications données ici peuvent servir également pour les connexions à distance relatives aux Chapitres provinciaux : c’est au Supérieur général, avec le consentement de son Conseil, qu’il revient d’autoriser l’utilisation d’instruments télématiques.
- Les Assemblées des Instituts séculiers, en tant qu’organes collégiaux, devront utiliser les mèmes lignes directrices. Et, servatis servandis, les Conférences des Supérieurs Majeurs.
- Une évaluation synthétique de l’expérience télématique sera envoyée en temps utile au Dicastère.
II. L’ÉLECTION DU MODÉRATEUR OU DE LA MODERATRICE SUPRÊME ET DE SON CONSEIL
L’élection du Modérateur ou de la Modératrice suprême et de son Conseil au cours du Chapitre – en dérogation au can. 167 §1 et au droit propre – se fera au moyen d’un vote par correspondance. Les dispositions suivantes doivent être observées.
- Un nombre de bulletins de vote, approuvés et authentifiés par un sceau, en fonction du nombre des personnes à élire (Modérateur suprême, Conseillers et autres offices prévus par le droit propre), sont à préparer en temps utile, ainsi que les enveloppes respectives avec l’intitulé de l’assemblée en cours (**Chapitre général de l’IVC et/ou SVA). Les bulletins de vote sont marqués : l’un, premier tour et l’autre, deuxième tour de l’élection. Le matériel doit être envoyé, par service postai spécial, à chaque capitulant avant le début du chapitre général.
- Les personnes ayant le droit de vote expriment leur vote sur un bulletin inséré dans une enveloppe anonyme, fermée, portant l’intitulé du Chapitre en cours, et ensuite envoyée à l’adresse du secrétariat du Chapitre.
- La date à laquelle le premier bulletin de vote doit être envoyé (par service postai spécial) est à déterminer. Cette date doit être postérieure à l’ouverture du Chapitre général. Il convient de fixer aussi la date limite à laquelle le bulletin de vote doit être envoyé au secrétariat du Chapitre.
- Le dépouillement des bulletins de vote doit avoir lieu lors d’une réunion de Chapitre transmise par voie électronique conformément au règlement du Chapitre.
- La proclamation de l’élu(e) – après son acceptation – doit être communiquée aux capitulants par voie télématique.
- Est élu(e) celui/celle qui obtient une majorité de deux tiers des voix des personnes ayant le droit de vote au premier tour.
- Si le premier tour de scrutin n’est pas concluant, un second tour est effectué à la majorité absolue. Dans ce cas, la procédure ci-dessus est répétée, en fixant la date à laquelle le second bulletin doit être envoyé. Si le quorum n’est pas atteint au second tour, celui/celle qui a reçu la majorité des voix est élu(e) et en cas d’égalité des voix, on suivra les prescriptions du canon 119.
- La même procédure sera adoptée – selon des tours électifs distincts – pour chaque membre du Conseil et pour les autres offices prévus par le droit propre.
- Si cela est jugé opportun, soit en raison de la persistance de la pandémie, soit en raison de la configuration territoriale de la circonscription provinciale ou assimilée, le Supérieur majeur, avec le consentement de son Conseil et le consentement du Modérateur suprême, peut adopter la procédure de vote électif par lettre pour sa circonscription.
Les technologies de l’information peuvent offrir l’opportunité de surmonter les restrictions et inconvénients causés par l’urgence pandémique, mais il faut être conscient des limites inévitables ainsi que de la vulnérabilité des systèmes informatiques. La période d’autorisation exceptionnelle doit engager les IVC-SVA à évaluer soigneusement les résultats et, si nécessaire, à adopter des mesures opportunes pour sauvegarder le bon exercice de la collégialité capitulaire.
Nous souhaitons que l’utilisation des moyens télématiques se réalise avec sens de responsabilité et surtout qu’elle protège et promeuve la communion au sein des IVC-SVA.
Salutations cordiales dans le Seigneur.
João Braz, Cardinal de Aviz, Préfet
+ Fr. José Rodríguez Carballo, ofm, Archevêque Secrétaire